Дашборды для финансового отдела: P&L (Прибыль и убытки), CF (ДДС), BS (Баланс). Как создать визуализации для финансовых метрик в BI?

В условиях турбулентности рынка всё важнее становится анализировать данные и оперативно принимать управленческие решения на основе полученной информации. Согласно исследованиям аудиторской сети Deloitte, компании, которые активно используют аналитику, принимают решения в 5 раз быстрее, чем конкуренты, а их прибыльность может быть выше на 15–20% (Bain & Company).

Финансовые показатели, такие как рентабельность, прибыль, затраты, объем продаж, являются индикаторами здоровья бизнеса. Быстрый анализ этих метрик, своевременное отслеживание тенденций и оценка финансовых рисков определяют основу для стратегических решений компании.

В автоматизации анализа финансовых показателей поможет BI: инструменты аналитики собирают и структурируют данные, а потом выводят результат в понятной форме визуализаций. Исследования PwC показывают, что оптимизация финансовых процессов с использованием цифровых инструментов может снизить операционные расходы на 20–30%.

Какие финансовые показатели можно анализировать в BI? Как выглядят дашборды для трех основных финансовых отчетов компании:

• P&L - Profit and Loss, отчет о прибылях и убытках
• CF – Cash Flow, отчет о движении денежных средств
• BS – Balance Sheet, Баланс

Читайте в статье.

Главным препятствием на пути к эффективной аналитике финансовых показателей становится длительность формирования отчетов. Как правило, для оценки метрик используются таблицы Excel, которые содержат огромное количество цифр. Они сложны для восприятия и анализа.

Табличное представление отчетов всегда создает сложности для сотрудников финансового отдела:

• Высокие трудозатраты и риски ошибок

Данные приходится каждый месяц обновлять вручную или бесконечно ждать, пока формулы в тяжелых Excel-файлах за новый период пересчитаются заново, что снижает эффективность работы финансового отдела. Вмешательство человеческого фактора не исключает ошибок в итоговых отчетах.

• Зависимость от источников данных

Данные для финансового анализа берутся из различных конфигураций 1С, бухгалтерского учета и других финансовых и бухгалтерских систем. Если в бухгалтерии задерживают свою часть таблички, финансовый отдел лишается части данных. Если в 1С что-то изменилось, приходится собирать таблицы заново.

• Несогласованность и недостоверность данных

Зачастую из-за разницы источников и ручной подготовки отчетности возникают расхождения в показателях между бухгалтерским, управленческим и финансовым учетом. В компании нет единой версии правды, некоторые отделы начинают «подгонять» данные в таблицах, лишь бы отчеты сошлись. Руководитель получает искаженную картину финансовых результатов.

• Сложность прогнозирования

Ограниченные аналитические возможности электронных таблиц не позволяют эффективно прогнозировать доходы и расходы, проводить глубокую аналитику, отслеживать неочевидные тренды, что затрудняет процесс планирования деятельности компании.

• Упущенные возможности

После того, как отчет наконец готов, топ-менеджмент может отказаться вникать в многостраничные таблицы. Некоторые важные события и метрики остаются без внимания. Бизнес не ориентируется на финансовые данные в принятии решений и упускает возможности роста.

Многочисленные Excel-таблицы, данные из 1С, бухгалтерские отчеты и сведения из других учетных систем компании можно автоматически собирать и объединять в виде наглядных визуализаций в дашбордах.

Финансовый дашборд представляет собой интерактивную панель, реализованную в BI-системе, где финансовые индикаторы в режиме реального времени отображается в виде графиков, диаграмм, таблиц и других визуальных элементов, что упрощает анализ и интерпретацию данных.

Дашборд финансовых показателей содержит в себе KPI по движению денежных средств, постатейную информацию о расходах и доходах, данные об объемах прибыли, то есть все ключевые параметры, которые нужны для работы финансового отдела.

Фильтры и переключатели на дашбордах позволяют по клику углубляться в детализированные данные, исследовать их в разных разрезах.

Задачи, которые решает дашборд финансовых показателей:

• Мониторинг финансового благополучия компании: отслеживание доходов, расходов и прибыли, контроль ключевых финансовых показателей

• Бюджетирование и планирование: сравнение фактических результатов с плановыми, выявление отклонений и их анализ

• Оперативное реагирование: быстрое обнаружение проблем (например, кассовых разрывов) и принятие решений на основе актуальных данных

• Автоматизация формирования отчётов и упрощение презентации данных для руководства и инвесторов

Конкретное наполнение метриками дашборда с финансовыми KPI зависит от направления деятельности компании, бизнес-целей и задач. Ниже рассмотрим, какие три основных финансовых отчета можно создать в BI, и что еще рекомендуется включать в финансовую аналитику.

С помощью BI можно визуализировать три основных отчета финансового отдела:

PnL- отчет (Profit and Loss, PnL, отчет о финансовых результатах, отчет о прибылях и убытках) — предоставляет информацию о доходах и расходах компании за отчетный период (месяц, квартал, год). Этот отчет показывает, насколько эффективно работал бизнес в конкретный период.

PnL основан на методе начисления (accrual basis), то есть отражает прибыль или убыток по дате сделки, до фактического начисления средств.

То есть, если компания отгрузила товар на 100 тыс. руб., выручка в 100 тыс. руб. будет сразу отражена в PnL, даже когда оплата еще не получена.

Отчет отвечает на вопросы:

• В каких периодах и каких результатов достигла компания?
• Как изменилась прибыльность компании по сравнению с предыдущими периодами?
• Какие факторы влияют на прибыльность?
• По каким направлениям деятельности получена прибыль, а какие стали убыточными?

Обычно отчет представляет собой Excel-таблицу с множеством строк по всем статьям расходов и доходов:

Все эти показатели можно представить в понятном виде визуализаций, при одном взгляде на которые можно оценить картину финансовых результатов бизнеса и отследить тенденции роста.

На дашборд для PnL-отчета включают метрики:

• Выручка (Revenue)
• Себестоимость продаж (Cost of Goods Sold - COGS)
• Структура и объем постоянных и переменных расходов
• Чистая прибыль (Net Profit)
• Чистая, валовая, операционная маржа
• EBITDA (прибыль до вычета)

CF (Cash Flow, Отчёт о движении денежных средств, ДДС) – демонстрирует поступившие денежные средства с классификацией по основным источникам и израсходованные средства с классификацией по статьям расходов в течение периода. Позволяет контролировать поступления средств и платежи компании.

В отличие от PnL, ДДС основан на кассовом методе учета и отражает фактическое движение денежных средств (поступление и расходование) за период.

При отгрузке товара на 100 тыс. руб., средства не будут включены в отчет Cash Flow, так как фактическая оплата от покупателя не поступила.

Отвечает на вопросы:

• Каков общий приток и отток денежных средств?
• Какая динамика денежных потоков от операционной/инвестиционной/финансовой деятельности?
• Каков остаток денежных средств на начало и конец периода?
• Достаточно ли денежных средств для покрытия обязательств?

Дашборд ДДС отражает в наглядной форме соотношение, распределение по месяцам, а также структуру:

• Операционного потока – денежных средств, полученных и потраченных в процессе основной деятельности компании
• Инвестиционного потока – средств, связанных с приобретением и продажей долгосрочных активов
• Финансового потока - поступлений от выпуска акций или заемного капитала, выплат по кредитам, дивидендам

BS (Balance Sheet, Баланс, ОФП, Отчёт о Финансовом Положении) – отчет, который отражает активы, обязательства, собственный капитал компании и служит для оценки финансового состояния в текущий момент.

Баланс помогает оценить ликвидность компании - способность покрыть обязательства.

Он состоит из двух основных частей:

• Активы – ресурсы, принадлежащие компании, которые имеют экономическую ценность и могут быть использованы для получения будущих выгод
• Пассивы - капитал и резервы, долгосрочные и краткосрочные обязательства компании

Каждая компания уникальна в своей деятельности, целях и задачах, поэтому для каждой будет полезно анализировать индивидуальный набор KPI.

Кроме трех отчетов, универсальных для финансового анализа, можно выделить набор дополнительных KPI, которые помогут оценить состояние бизнеса:

• Темп прироста дохода (Revenue Growth Rate, RGR) — показатель, который измеряет рост доходов компании за определенный период времени

• Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA) - показатель, который измеряет финансовую производительность компании

• ROI (Return on Investment, возврат инвестиций) - показатель финансовой эффективности, демонстрирующий, окупаются ли вложения бизнеса

• Рентабельность используемого (применённого, вложенного) капитала, или, return on capital employed, ROCE — показатель, который используют для сравнения прибыли с используемым капиталом в компании

• Рентабельность активов (доходность активов, return on assets, ROA) — показатель, который демонстрирует, насколько эффективно бизнес использует свои ресурсы

• Финансовый леверидж (Debt-to-equity ratio, D/E, кредитный рычаг, коэффициент финансового рычага) — соотношение между заемными и собственными средствами, направленными на финансирование операционной деятельности компании

• Цикл конверсии наличности (ЦКН, Сash Сonversion Сycle, CCC) — показатель, который демонстрирует, сколько времени требуется компании для конверсии вложений, затраченных на запасы и сырье, в денежный поток от реализации готовой продукции

• Отношение капитальных затрат к выручке от продаж (CAPEX к выручке, CAPEX to sales ratio) – дает понимание объемов инвестиции в будущее развитие

• …и другие

В BI с помощью диаграмм и графиков можно реализовать все виды отчетов для финансового учета, например, приведенные ниже.

Один из самых сложных видов учета, который используется для поиска взаимосвязи между переменными, дает представление о том, какие факторы влияют на отклонение фактических финансовых результатов компании от плановых.
Позволяет, например, оценить, как на прибыль влияют стоимость товаров, производительность труда, переменные расходы и другие факторы.

Если осуществлять анализ традиционным способом, приходится выполнять расчеты абсолютных значений и влияния каждого фактора за несколько периодов, например, за 6 месяцев.

BI автоматически собирает данные из бухгалтерских и управленческих учетных систем и вводит показатели в виде диаграмм и графиков.

Анализ дебиторской задолженности — это процесс оценки и управления долгами контрагентов (дебиторов) перед компанией за поставленные товары, оказанные услуги или выполненные работы. Это важный аспект финансового анализа, который помогает оценить ликвидность, эффективность управления оборотными средствами и риски неплатежей.

Финансовый анализ «Что-если» — это метод учета, который позволяет оценить, как изменение ключевых параметров (переменных) повлияет на финансовые результаты компании. Этот подход используется для моделирования различных сценариев и прогнозирования.
Например, можно исследовать, как изменение налоговой нагрузки повлияет на чистую прибыль компании.

Отдел финансов может использовать BI, чтобы создавать финансовые модели разной детализации, проводить сверки внутри компании, анализировать затраты, продажи, объемы и источники прибыли.

Автоматизация финансового учета с помощью BI поможет:

• Сократить время сотрудников финансового отдела на рутинные задачи сбора и сопоставления данных
• Освободить финансового директора от изучения таблиц, чтобы он смог посвятить время эффективному распределению бюджетов
• Повысить достоверность финансовых данных компании, а значит, усовершенствовать планирование
• Сделать информацию о текущих и планируемых финансовых результатах доступной для всех руководителей
• Выстраивать новые финансовые стратегии и тут же проверять гипотезы, просто отфильтровав данные по нужным показателям