Все пути ведут в Excel. Почему сотрудники не пользуются BI, и как мягко адаптировать пользователей к инновациям с помощью модели ADKAR

В условиях меняющихся требований рынка компании сталкиваются с необходимостью получения максимальной ценности из бизнес-данных. Однако, внедряя для этого новые Business Intelligence технологии, ИТ-специалисты и инициативные руководители нередко сталкиваются с саботажем бизнес-пользователей.

Сотрудники не проявляют должного интереса к новым аналитическим решениям. Вместо использования наглядных дашбордов они возвращаются к громоздким таблицам Excel и ручному вводу данных.

Несмотря на амбициозные планы, внедрение системы аналитики часто завершается возвращением к привычным методам отчетности, и бизнес теряет миллионы, затраченные на проект.

Тем не менее гибкость и адаптивность необходимы для успешного существования на рынке. Увольнять несогласных – крайняя и неэффективная мера, поэтому опытные руководители стараются стимулировать интерес к изменениям изнутри.

В этой статье мы рассмотрим, что делать, если искра так и не пробегает между вашими бизнес-пользователями и дашбордами. Поделимся моделью адаптации к изменениям ADKAR и конкретными способами замотивировать сотрудников перейти к BI.

По данным опроса более 214 руководителей от BARС (Business Application Research Center), основными причинами, препятствующими быстрой адаптации к BI, становятся:

• Отсутствие должной подготовки и обучения по работе в системе
• Некачественные данные, к которым у пользователей нет доверия
• Скептицизм к инициативам руководителей, а значит, непонимание ценности внедрения
• Сложный интерфейс и функциональность решения

Кроме того, сотрудники не любят BI, потому что:

• Не осознают многочисленные преимущества бизнес-аналитики

Для обычных пользователей BI выглядит как набор графиков на экране. Они не знают, как системы бизнес-аналитики обеспечивают хранение, подготовку и нормализацию исторических и текущих, внутренних и внешних данных, становясь единой версией правды для принятия решений.

• Не понимают, как BI может решить именно их проблемы

Сотрудникам не хватает знаний о том, как с помощью BI корректировать оперативные и стратегические цели, решить задачи их направлений деятельности, разработать новые планы для повышения эффективности уникальных процессов.

• Считают, что новый инструмент обернется для них еще большим количеством работы

Благодаря автоматизации процесса сбора данных и распараллеливания процессов пропадает необходимость ожидания выгрузки от других подразделений. Это создает впечатление увеличения объемов работы, хотя в действительности позволяет не прерывать решение остальных задач.

• Боятся автоматизации, так как недостаточно технически подкованы

Кажется, что обучение системе займет много времени и сил. У сотрудников нет понимания, что созданию базовых визуализаций в современных BI-платформах можно обучиться за несколько часов. 

• Не хотят работать и остерегаются прозрачности процессов

Бывает, что сотрудники не поддерживают демократизацию данных - открытость и доступность данных для всех без привлечения ИТ, так как это скомпрометирует их, раскроет их махинации и нежелание работать. В таком случае нужно искать корень проблемы глубже, чем в новых технологиях.

Все эти факторы приводят к тому, что новое ПО, возможно, точечно и будет использоваться в одном из отделов компании, но большая часть сотрудников вернется к электронным таблицам. Сведение экселевских файлов и скачанных из BI отчетов породит еще больший хаос в данных, чем был изначально.

В ситуации, когда пользователи категорически не хотят бросать любимый Excel, поможет аргументированное сравнение от Qlever Solutions.

Для решения проблем адаптации и плавного внедрения изменений существует модель ADKAR, нацеленная на вовлечение пользователей в проект.

Модель описывает цели и результаты инноваций, предоставляя руководителям стратегии управления сопротивлениями, а сотрудникам – мотивацию к адаптации.

ADKAR – акроним, отражающий необходимые шаги для достижения успешного изменения:

Шаг включает в себя обсуждение с сотрудниками проблем, которые нужно решить, и преимуществ, которые принесут изменения. Также на данном этапе осуществляется сбор требований сотрудников к системе.

Информационная работа с сотрудниками должна привести к желанию вовлекаться в проекты бизнес-аналитики. На этом этапе важно определить роли в процессе преобразований для каждого пользователя и поддержать их инициативы.

На данном этапе бизнес должен обеспечить для сотрудников обучение, позволяющее перейти на новый уровень работы с данными. Если грамотно не обосновать необходимость обучения, сотрудники могут воспринять его как дополнительную нагрузку и еще больше саботировать процесс.

Шаг включает в себя практические тренинги и использование BI для решения конкретных бизнес-задач. На данном этапе руководителю важно четко сформулировать задачи для каждого сотрудника.

Чтобы изменения были устойчивыми, важно признавать успехи сотрудников и внедрить материальные и нематериальные поощрения за успешную адаптацию.

При использовании модели AKDAR в крупных проектах важно учесть, что сотрудники могут двигаться по этапам с разной скоростью, и не забывать проводить дополнительные мероприятия для поддержки тех, кто испытывает трудности адаптации.

На проектах внедрения корпоративных аналитических систем команда Qlever принимает активное участие в адаптации и обучении пользователей.

Мы разработали ряд авторских курсов по основам работы в BI, который прошли более 300 учеников

Приводим некоторые действенные способы повышения вовлеченности бизнес-пользователей, которые используем сами:

• Выбирайте правильный инструмент BI

Любое BI-приложение набирает популярность, когда оно помогает пользователям быстрее и эффективнее достигать их реальных целей. Решение должно быть гибким, обеспечивать доступность данных, предлагать наглядные визуализации и поддерживать функции самообслуживания (self-service).

• Обеспечьте единый доступ к качественным данным с помощью DWH

В основе любого проекта бизнес-аналитики должны лежать качественные, доступные и актуальные данные. Без них ни одно современное ПО не будет предоставлять корректные результаты. Главной целью внедрения решений должно стать повышение доверия сотрудников к данным.

Для сбора, хранения, нормализации и демократизации данных поможет разработка корпоративного хранилища данных.

Что такое Data Warehouse и как оно помогает экономить бизнесу?

• Продемонстрируйте возможности BI на реальных примерах

Совместно с партнером внедрения подготовьте кейсы использования BI и покажите заинтересованным лицам. Персонализируйте адаптацию для разных функциональных направлений или отделов, чтобы сотрудники могли обучиться работе в системе на релевантных примерах дашбордов.

Какие бизнес-задачи решают BI-системы?

Для многих сотрудников лучше один раз увидеть и «покрутить» демоверсию платформы, чем сто раз услышать рекламные слоганы.

• Честно сообщайте о проблемах и рисках

Если в процессе внедрения или работы в новом ПО сотрудники могут столкнуться с препятствиями, сложностью обучения или перестройкой привычных им процессов, расскажите об этом заранее и разработайте меры траблшутинга для экстренных ситуаций.

• Начните адаптацию с более опытных пользователей

В первую очередь, ориентируйтесь на тех, кто уже работал с BI или более технически подкован. Это поможет разработать практики, которые смогут использовать и другие пользователи. Но не позволяйте только опытным сотрудникам диктовать выбор инструментов или шаблонов отчетов.

• Найдите амбассадора, который продвинет ваши идеи среди сотрудников

В каждом коллективе есть свой негласный лидер, который привносит инновации и ведет за собой остальных. Найдите или воспитайте того, кто станет транслировать важность работы с данными среди коллег и своим примером показывать, что изменения – это не страшно.

• Создайте информационную поддержку проекта

Оповещайте пользователей о целях и этапах проекта на корпоративных порталах, создайте чаты в мессенджерах и отвечайте на возникающие вопросы. Привлеките к оповещениям отдел маркетинга и внутренних коммуникаций, чтобы легко и с юмором преподносить нововведения.

• Не забывайте получать обратную связь

Опрашивайте сотрудников спустя время после введения решения в эксплуатацию. Уточняйте, чего им не хватает, и что можно было бы усовершенствовать. Улучшайте пользовательский опыт, и каждый следующий проект будет восприниматься с большим энтузиазмом.

В моменты адаптации сотрудников к BI важно помнить, что некоторые люди никогда не захотят меняться, и это нормально.
Обеспечьте пользователей всем необходимым для эффективной работы: современным ПО с возможностями self-service, качественными, достоверными данными, внутренней техподдержкой, курсами для обучения.

Qlever Solutions имеет опыт внедрения аналитических приложений для сотен пользователей из разных подразделений: от бухгалтерии и HR до продаж и производства.

Мы индивидуально подходим к выбору платформ для внедрения, учитывая нюансы будущего обучения. Предлагаем нашим клиентам курсы Qlik Sense, PIX BI, FineBI, которые подойдут даже сотрудникам с минимальными техническими знаниями.